ما هو خطاب التوصية وأهم النصائح لكتابته بنجاح ومن هو المكلف بكتابته

محتويات المقال

‏يعتبر خطاب التوصية أو رسالة التوصية أحد أهم المتطلبات التي يجب توافرها أثناء التقديم على أي من المنح الدراسية الشائعة. وهو من أهم المستندات التي لها دور كبير في رفض أو قبول الطالب على المنحة المقدم عليها. ولذلك فإنه من الضروري التعرف على هذا النوع من المستندات، وطريقة كتابتها بشكل سليم للغاية. ولذلك سوف نقدم إليكم من خلال هذا المقال، حتى تتمكن من الكتابة بصورة صحيحة.

‏خطاب التوصية

‏يعتبر خطاب التوصية هو أحد أشكال الخطابات الرسمية، التي يتم كتابتها على يد صاحب العمل السابق، أو المشرف الأكاديمي، أو المدرسة، أو العمي،ل أو أي شخص آخر قمت بالتعامل معه قبل التقديم على المنح الدراسية. والذي يمكنه الإشادة بأدائك في مجال العمل أو الدراسة.

‏فائدة خطاب التوصية

‏إن خطاب التوصية يستهدف بشكل أساسي التعرف على السلوكيات والإنجازات والمهارات الخاصة بالفرد المتقدم على المنح الدراسية. ويتم إرساله إلى مسؤول التوظيف في إحدى المؤسسات أو الشركات أو مسؤول التسجيل داخل المؤسسة العلمية. والتي تسهل من فرصة حصول المتقدم على المنحة أو الوظيفة المتقدم إليها، وإمكانية الاستحواذ على فرصة إجراء المقابلة الشخصية، وتكوين فكرة عامة حول هذا المرشح.

‏من يكتب خطاب التوصية

‏من الجدير بالذكر أنه على الأغلب يتم كتابة خطاب التوصية بشكل فردي، نظراً لأنه موجه إلى المسؤول عن التوظيف، أو صاحب العمل، أو لجنة القبول في المؤسسات الأكاديمية والجامعات. ولكن يتم التساؤل دائماً عن المحتوى المكتوب داخل هذا الخطاب. من الجدير بالذكر أن الشخص الذي يقوم بكتابة ذلك الخطاب يتم اختياره بصعوبة بالغة. نظراً لأن الأمر غير مرتبط بكتابة أسماء المدرسين السابقين، أو الرؤساء في العمل، أو الزملاء، واختيار شخص منهم الذي يمتلك الوقت الكافي لكتابة هذا الخطاب. ولكن من الضروري الأخذ بعين الاعتبار أن الشخص الذي يقوم بكتابة الرسالة، من الضروري أن يتسم بالقدرة على كتابة خطاب التوصية بعناية فائقة. نظراً لأن هذه الرسالة في حالة العجلة في كتابتها سوف تكون سيئة للغاية، ومن الممكن أن ينتج عنها الرفض في القبول في العمل أو الدراسة.

‏كما أنه من الضروري أن الشخص الذي يقوم بكتابة خطاب التوصية يجب أن يتمتع بالقدرة على وصف مهاراتك وكفائتك في العمل. ويكون على دراية كاملة بأحوالك الشخصية، فمن الجدير بالذكر أن المدير الذي قمت بالعمل تحت إشرافه على مدار 10 سنوات ليس من الاختيارات الجيدة. بالإضافة إلى زملاء العمل، الذين لا يتمكنون من معرفة أي شيء عنك ليس اختيار جيد أيضاً. ولذلك فإن هناك مجموعة من المعايير التي يجب اختيار الشخص بناءً عليها. ومن أهمها أن يكون مسؤول أو مدير داخل الشركة، أو مشرف الدراسة داخل الجامعة، ويتمتع بسمعة طيبة وسلطة كبيرة تكون هامة لقارئ الخطاب. إضافة إلى أنه يمتلك الوقت المطلوب الذي يمكنه من كتابة الخطاب بدقة، وطريقة تثير إعجاب القارئ. ويكون على دراية بمهارات وكفاءة وطبيعة العمل الذي تقوم بتأديته، سواء كان في الدراسة أو في العمل، ولديه تبعات إيجابية حولك.

‏نصائح هامة حول كتابة خطاب التوصية

‏هناك مجموعة من النصائح الهامة التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند كتابة خطاب التوصية، حتى وإن كان لا يد لك في كتابة هذا الخطاب. فإنه من الضروري أداء ‏مجموعة من الخطوات البسيطة التي تمكنك من الحصول على خطاب مميز للغاية. ومن أهم هذه النصائح ما يلي:

‏تجهيز قائمة بأهم المميزات

‏من الضروري أن تعمل على إعداد قائمة تتضمن على أهم الإنجازات ‏والمميزات ‏التي ترغب في إدراجها في خطاب التوصية. ومن المؤكد أنه لن يتم تقديمها بصورة مباشرة للشخص الذي يقوم بكتابة هذا الخطاب؛ ولكن من الممكن أن تقوم بتقديمها له في صورة معلومات تساعده وتدعمه أثناء الكتابة. وذلك من خلال إرسالها في أحد رسائل البريد الإلكتروني.

‏تدقيق الرسالة مع الشخص الذي يقوم بكتابة خطاب التوصية

من ‏الضروري الحرص على التدقيق في المراسلات التي يتم إجراؤها مع الشخص الذي سوف يعمل على كتابة الخطاب. والطلب من أحد المقربين أن يقوم بقراءتها قبل إرسالها بصورة نهائية، حتى تتمكن من التأكد من صحة التدقيق اللغوي. كما أنه من الضروري التأكد من صحة أسماء الشركات والمؤسسات والأفراد الذين يتم كتابتهم في هذا الخطاب، نظراً لأن الأخطاء الإملائية البسيطة من الممكن أن تضيع فرصتك في القبول.

‏مراجعة الأخطاء

‏على الرغم من أن خطاب التوصية لا يأخذ من وقت الكاتب الكثير؛ ولكن في حالة وجود أي أخطاء إملائية أو في التواريخ أو في المعلومات، يجب أن يتم إخبار الكاتب بها حتى يتمكن من إصلاحها في أسرع وقت ممكن.

‏شكر الكاتب

‏يجب أن تقدم الشكر الكافي للشخص الذي يقوم بكتابة خطاب التوصية، نظراً لأنه وافق على كتابة الخطاب، وتمكن من الانتهاء منه بصورة سريعة. حتى تمنحه الإحساس بالرضا، وتشجعه على أن يقوم بكتابته بعناية فائقة. وحتى تشجعه على كتابة خطابات مرة أخرى لك، أو الموافقة عليه للأشخاص الآخرين، في أي وقت لاحق.

‏الفرق بين الخطاب المرجعي وخطاب التوصية

‏يعتبر خطاب التوصية من أهم المستندات التي يتم كتابتها في المعتاد على يد أصحاب الخبرة، مثل المدرسين أو رؤسائك في العمل والأساتذة. وبالرغم من أن الخطاب المرجعي وخطاب التوصية متشابهين بعض الشيء؛ إلا أن هناك مجموعة من الاختلافات الطفيفة فيما بينهما. نظراً لأن خطاب التوصية يتم تحديده وتوجيهه بصورة كبيرة لشخص بعينه، ومناصب محددة. أما عن الخطاب المرجعي يعتبر من الخطابات العامة التي يمكن إرسالها للعديد من الأفراد في مختلف المناصب.

‏مواصفات خطاب التوصية

‏يتم العمل على كتابة خطاب التوصية باللغة الإنجليزية في الأساس، ولكن يمكن كتابته بأي لغة مرغوب فيها. فمن الممكن أن يتم كتابته باللغة الأم التي يجيدها الشخص المتقدم، أو كتابة بلغة البلد المتقدم للحصول على منحة من خلالها. كما أنه من الضروري أن يتم كتابة خطابين على الأقل، وكلما ازدادت أعداد خطابات التوصية؛ كانت فرصة القبول أعلى بكثير. من الأفضل أن يتم كتابة هذا الخطاب على الكمبيوتر وطباعته، وإمضاء الكاتب عليه، وفي حالة وجود ختم الكاتب على هذا الخطاب سيكون أعلى بكثير. ولكن كتابة خطابات التوصية بخط اليد يعتبر غير مفضل على الإطلاق.

‏محتوى خطاب التوصية

‏من الضروري أن يتضمن خطاب التوصية على مجموعة من المحتويات، التي تتمثل في المهارات والمؤهلات التي تمكن الشخص من تحصيلها من المراحل التعليمية والوظيفية. مما يجعله يستمد قوته من قوة المعلمين والعملاء والزملاء والأساتذة وأصحاب العمل الذين يقومون باعتماد كتابة الخطاب. بالإضافة إلى أنه من الضروري أن يتضمن على القدرات والمواصفات التي تؤهل الشخص إلى الالتحاق بمنحة دراسية، أو مناصب معينة، أو التسجيل لدراسة الدراسات العليا. ويجب أن يتم الإشادة بحسن سلوكيات الطالب، وإنجازاته المجتمعية والعالمية، والمستوى العملي والعلمي.

‏هناك مجموعة متعددة من البيانات التي يمكن إدراجها في خطاب التوصية بالشكل الذي يتوافق مع احتياجات الطالب، وبالطريقة التي تسهم في تحقيق الأهداف المرغوبة منه. ومن الضروري أن يترك كاتب الخطاب البيانات الشخصية الخاصة به، وطريقة التواصل معه، أو مع الجهة التي عملت على إصدار هذا الخطاب. لتمكين الجهات المستقبلة من التواصل معهم وقت الحاجة. ومن الضروري أيضاً أن يتم كتابة هذه الرسائل بصورة كاملة، وعدم الإيجاز فيها، وتحديد الهدف الأساسي من كتابة هذا الخطاب. والعمل على إدراج قائمة تتضمن على أهم مميزات الشخص على أن يكون معتمد من قبل الجهات الكاتبة.

‏علامات القوة في خطاب التوصية

‏هناك مجموعة من العناصر أو العلامات التي تعكس قوة خطاب التوصية، ومن أهمها الالتزام بموعد تقديم الخطاب من خلال الأماكن والقنوات المعتمدة. بالإضافة إلى ذكر إنجازات متعددة للمرشح، على أن تكون عالية للغاية، ومرتبطة بالمكان الذي يتقدم إليه. والتركيز على آخر الأبحاث والدرجات العلمية، وأبرز المؤهلات والمشاركات المجتمعية ذات الصلة. ومن الضروري أن يتناسب المحتوى مع المتطلبات المتقدم عليها، مع ذكر الإنجازات والمؤهلات والقدرات الفكرية والدراسية والمهارات، والعديد من الأمور التي تشكل نقاط إيجابية عند لجنة الفحص. كما أنه من الضروري الاعتماد على المعايير الدولية التي يتم الاتفاق عليها في خطاب التوصية مع كتابته بالصورة القياسية والرسمية.

كتابة: علا رزق

المصادر: 1