محتويات المقال
تعتبر إدارة المشاريع هي مجموعة من عمليات التنظيم والتخطيط، حول موارد الشركة التي تستهدف نقل المهمات أو الواجبات المعينة أو بعض الأحداث إلى مسارها الصحيح لتحقيق الإنجاز. ومن الممكن أن يتم الاعتماد على تلك العمليات في إدارة أحد المشروعات، أو مجموعة من الأنشطة المستدامة، إلى العديد من المسارات. وتتضمن الموارد التي ذكرناها كل من المدراء، والموظفين، والشؤون التكنولوجية والمالية، والملكية الفكرية. وفي الفترة الأخيرة أصبح من الممكن الاعتماد على إدارة المشاريع في بعض المجالات الأخرى الحديثة، ومن بينها الرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات.
اقرأ أيضاً: ما هو القطاع الخاص وأهم مميزاته في قانون العمل الجديد والفرق بينه وبين القطاع العام
بصرف النظر عن الصناعة أو المجال الذي يتم الاعتماد عليه؛ فإن العاملين داخل إدارة المشاريع والمدراء يسعون إلى العمل في تلك الوظائف. ذلك لمدى الأهمية التي تتمتع بها في تحديد أهداف المشروعات، وتيسير الأعمال، وفوائد للمنظمة والشركة. فضلاً عن تصميم الخطة الكاملة التي تساعد على توجيه الفرد لأداء الأمور بالشكل الصحيح لها. وتطبيق هذه الخطة على أرض الواقع، والانتهاء منها في الوقت المحدد. فمع بداية المشروع ونهايته يتم حساب خطة معدة مسبقاً من خلال ابتكار الأفكار المميزة، التي تتحول بعد ذلك إلى خطوط، تساعد على التسهيل من العمل ورفع فرص النجاح.
إدارة المشاريع
يعتبر مفهوم إدارة المشاريع بشكل مبسط هي العملية التي يتم من خلالها الإشراف على المشروعات، لضمان تحقيق الأهداف التي يسعى لها في الأوقات المطلوبة، وفقاً للميزانية المحددة. ومن الممكن الاعتماد على تلك العملية في كافة المشروعات، ابتداءً من المشروعات ذات الميزانية الكبيرة، وحتى المشروعات ذات الميزانية الصغيرة. ومن الجدير بالذكر أن المديرين المعينين للمشروعات تقع عليهم مسؤولية صياغة إدارة المشروع. من خلال البدء بتحديد نطاق المشروع، وتحديد الأهداف المرغوب تحقيقها من خلاله. كما أنها تعتمد على إعداد الجودة والميزانية الزمنية، وتحديد المهام على أعضاء الفريق. وتتضمن أيضاً على تصميم الميزانية، والتأكد من وجود الموارد الكافية لكل المنظمات، لتحقيق المشروع، وتصميم الموارد المطلوبة في حالة الطوارئ. كما يتم الاعتماد على الخطط في المسار الحرج، والتي يتم استخدامها لترتيب خطوات المشروع بصورة صحيحة وكفاءة عالية. مع العلم أن إدارة المشاريع تتضمن أيضاً على إعلام المساهمين، والإدارة بمراحل التقدم على مدار المشروع. والتي تتضمن مراقبة كافة الخطوات لضمان الانتهاء بنجاح في آخر المشروع.
اقرأ أيضاً: ما هي المحفظة الاستثمارية وما الدور الذي تقدمه للأفراد والمستثمرين
مراحل إدارة المشاريع
إن إدارة المشاريع من الأمور الصعبة للغاية، نتيجة لاحتوائها على تفاصيل معقدة ودقيقة جداً، يمكن أن تؤثر على نجاح المشروع بالكامل. ومن بينها الميزانية الموجودة، والموارد المطلوبة، وآراء العملاء التي تتغير باستمرار، وعدد كبير من الأمثلة الأخرى. ولذلك يتم العمل على تقسيم إدارة المشاريع إلى مجموعة من المراحل، لرفع فرصة النجاح، وتقليل الضغط الواقع عليها. ونقدم لكم جميع المراحل التي تتمثل في ما يلي:
المرحلة الأولى: بداية المشروع
تعتبر المرحلة الأولى هي مرحلة العمل على تحويل الأفكار إلى أهداف يمكن تحقيقها والعمل عليها. وفي تلك المرحلة تتطلب الشركة إلى تصميم دراسة جدوى حول المشروع الذي ترغب في البدء به، وفهم الأهداف المرغوب في تحقيقها من خلال ذلك المشروع. بالإضافة إلى تأسيس وثيقة المشروع، التي تعتبر من الأمور الهامة التي تتضمن على تفاصيل كثيرة حول المشروع. ومن بينها الميزانية، والأهداف، والجداول الزمنية، وتعيين مدير المشروع، وعدد كبير من التفاصيل الأخرى.
اقرأ أيضاً: دليلك الكامل حول حلول البطالة ودور الأفراد والحكومة والأسرة في التصدي لها
المرحلة الثانية: تخطيط المشروع
أما عن هذه المرحلة تعتبر من أكثر المراحل التي تحتاج إلى فترة زمنية، في حالة عدم اعتماد الشركة على أحدث التقنيات في وضع الخطط وتحويل الأفكار إلى رسومات ومخططات يمكن العمل عليها على أرض الواقع. وفي تلك المرحلة يتم العمل من خلال المهمات الأساسية، لتوضيح المتطلبات، والأسس الفنية، وتصميم الجداول الزمنية التفصيلية الخاصة بالمشروع، ووضع خطط الاتصال. وفي الطبيعي يتم الاعتماد على طرق معينة معروفة في تحديد الأهداف بصورة فعالة، والمعروفة بالطريقة الذكية. التي تختصر استراتيجية تلك الطريقة، والتي تتمثل في محدودية الأهداف، وقابليتها للقياس، وأن تكون واقعية ممكنة، وأن تكون قابلة للإنجاز في الوقت المحدد.
المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع
تعتبر هذه المرحلة هي المنطقة التي يتم العمل عليها من قبل فريق العمل الواقعي. كل ذلك يستلزم على مدير المشروع أن يتأكد من توفير البيئة الفعالة، ومراقبة جميع الخطوات، ومتابعة العاملين على أرض الواقع. فضلاً عن تقديم اهتمامات عالية بالفريق، ومن أبرز المهام التي يجب عليه أن يؤديها هي الحفاظ على روح التعاون بين أصحاب المشروع وأفراد فريق العمل. بما يضمن البقاء على توافق، وسلاسة العمل داخل المشروع بدون حدوث أي مشكلة.
اقرأ أيضاً: ما هو منتدى البطالة؟ ودوره الكبير في القضاء على هذه الظاهرة في الوطن العربي
المرحلة الرابعة: مراقبة المشروع والتحكم فيها
من الممكن اعتبار أن المرحلة الثالثة والمرحلة الرابعة مرحلة واحدة لأنه يتم تفعيلهم في الوقت نفسه، وليس بصورة متتالية. نظراً لأن مرحلة المراقبة والتحكم في المشروع يتم تطبيقها في نفس الوقت التي الذي يتم فيه تنفيذ المشروع. مما يرفع من فرصة النجاح وتحقيق الأهداف المطلوبة بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع
أما عن هذه المرحلة فهي الأخيرة من مراحل إدارة المشاريع، والتي تؤكد على انتهاء المشروع بعد تسليمه في الوقت المحدد. وبعدها يتم استكمال الأعمال الورقية المرتبطة بالمشروع، وانتهاء العقد وما إلى ذلك. ومن الجدير بالذكر أنه بعد هذه المرحلة يتم عقد اجتماع للتعرف على مدى النجاح المخطط له، ومدى إنجاز المشروع. والمناقشة حول الإخفاقات التي واجهت فريق العمل لتجنبها في المشروعات القادمة.
اقرأ أيضاً: الضريبة العقارية وطريقة حساب قيمتها وشروط الحصول على إعفاء من سدادها
أهداف إدارة المشاريع
إن إدارة المشاريع لها أهداف متعددة، حيث أن الشركات التي ترغب في الدخول لأحد المشروعات يجب عليها أن تطرح مجموعة من الأسئلة، التي تساهم في التعرف على الأهداف المرغوبة في تحقيقها، ووجهات النظر حول ذلك الأمر. ومن أهم الأهداف حول إدارة المشاريع هو توفير الحاجات الخاصة بمتطلبات العملاء الحصرية. والاعتماد على الموارد بالصورة الفعالة، التي تخدم المشروعات بدون السرقة أو الإسراف. بالإضافة إلى تحقيق الأهداف الخاصة بالمشروع في الوقت المطلوب من الجودة المحددة، والتأكد من توفير عناصر التواصل الفعال، والتعاون بين العاملين على ذلك المشروع. وتنفيذ وتطوير الإجراءات المطلوبة، وتنمية المهارات اللازمة لأداء الأعمال على مصادرها الصحيحة. فضلاً عن تحقيق الفوائد للشركة وتطوير النتائج التي تم تحقيقها من ذلك المشروع.
إحصائيات هامة حول إدارة المشاريع
تعد إدارة المشاريع من العناصر الرئيسية في مختلف العمليات التجارية على مدار اليوم. كما أنه مدير المشروعات يعتبر من أهم العوامل التي تساعد في نجاح المشروع. وبناءً على البيانات التي تساعد في تصميم الصورة المميزة حول إدارة المشاريع، ومدى أهميتها في المشروعات التجارية. ومن الجدير بالذكر أنه تم العمل على تطوير هذه الإدارة والتنسيق بين مختلف النشاطات حول المشروعات الحديثة، وإنشاء عملية التخطيط. والهدف الأساسي منها هو الحد من وجود صعوبات أثناء تنفيذ المشروع، والتنبؤ بالمعوقات التي يمكن أن تواجه المشروع على أرض الواقع، باستخدام تلك المعلومات. يعمل مدير المشروع على التخطيط والتنظيم لسير المشروع، والتقليل من المخاطر التي يمكن أن تواجههم لضمان إنجاز المشروع ونجاحه. فقد تم إجراء مجموعة من الدراسات العلمية من قبل المنظمات المختلفة للتعرف على مدى أهمية إدارة المشاريع.
اقرأ أيضاً: ضريبة الدخل وآلية تطبيقها على المواطنين.. تعرف على أنواعها والعوامل المؤثرة عليها
أكدت تلك الدراسات على وجود 80% من المشروعات الناجحة بشكل كامل نتيجة لإشراف مدير المشروعات المعتمد عليه. بالإضافة إلى وجود 60% من المشروعات التي واجهت الفشل نتيجة لتحديد موعد تسليم نهائي غير واقعي. فضلاً عن أن هناك 77% من الشركات التي تعتمد على برامج إدارة المشاريع. وهناك أيضاً 39% من المشروعات التي نتج عنها الفشل بسبب التخطيط السئ، وعدم وجود الموارد المطلوبة. يوجد أيضاً 33% من المشاريع التي واجهت الفشل، نتيجة لضعف الدعم من قبل الإدارة. وهناك 2.5% من الشركات التي تمكنت من استكمال المشروعات الخاصة بها بنجاح، في إطار الجدول الزمني المحدد في البداية. يوجد أيضاً 57% من المشروعات التي واجهت الفشل نتيجة للتواصل الضعيف. و40% من المشروعات التي تعمل على تلبية الأهداف المرتبطة بالجودة والميزانية والفترة الزمنية.
أدوات إدارة المشاريع
الأدوات المستخدمة في إدارة المشاريع تساعد مدير المشروع على تصميم الأفكار ووضعها في حيز التنفيذ. والتي تساهم في تكوين مبادرة ثاقبة، ووضع الجداول الزمنية المحددة لكافة المهام، وتحديد الموارد المطلوبة، والميزانية التي تساعد على الانتهاء من المشروع. كما أنها تمكن المدير من مراقبة جميع الجوانب لضمان التشغيل في إطار الميزانية، والفترة الزمنية المحددة. ومن أهم هذه الأدوات وأكثرها استخداماً ما يلي:
اقرأ أيضاً: دليلك الكامل حول ضريبة القيمة المضافة والفرق بينها وبين ضريبة الدخل والمبيعات
مخطط جانت
إن هذا المخطط تم تسميته على اسم المخترع الخاص به، وهو أحد الأدوات التي يتم استخدامها في إدارة المشاريع بصورة شائعة للغاية متى تبدأ المهام الزمنية. فهو يعمل على إظهار العلاقة بين الجداول الحالية والمهام المطلوبة تنفيذها. وفي الفترة الحالية تم استخدام هذه الأداة لتتبع الجداول ومدى ارتباطها بالموارد والمهمات والمعالم الأساسية في المشروع. وتعمل على توفير كافة المعلومات حول تاريخ ابتداء المشروع، وفترة انتهائه. وإلقاء نظرة عامة حول سير الأعمال. كما يتم استخدامها في تصميم الهيكل الأساسي لذلك المشروع، والربط بين مختلف المهام بداخله بعد تصميم الهيكل.
لوحة Kanban
أما عن تلك الأداة فإنها تساهم في تسجيل الملاحظات، وتقسيمها بين المهام المكتملة والمهام قيد التنفيذ والمهام للتنفيذ. ويعمل على توفير مخطط العمل الأساسي لأغلب المشروعات التي يتم استخدامها. كما أنه تم استحداث تلك الأداة، حتى تعمل على توفير مجموعة قوية من المميزات عند مقارنتها بمميزات الأداة التقليدية.
اقرأ أيضاً: قائمة التدفقات النقدية وأهميتها وطريقة إعدادها بصورة مباشرة أو غير مباشرة