محتويات المقال
إدارة الوقت تعتبر مجموعة من الاستراتيجيات التي يتم الاعتماد عليها من قبل الأفراد لاستثمار الوقت بطريقة مثالية، بالشكل الذي يسهم في إنجاز الأعمال بصورة أكبر من أي وقت مضى. وذلك الأمر عن طريق تصميم الخطة، ووضع الأولويات، والتعرف على طريقة تقسيمها على أوقات زمنية، للانتهاء منها في أوقات قياسية. حتى وإن وقع الفرد الضغوطات، أو في حالة أن كان الوقت الموجود قصير للغاية. ولكن العمل بدون تخطيط وبدون إدارة الوقت من الممكن أن ينتج عنه الفشل، مما يتسبب في أضرار حول الكفاءة والفعالية، وخلق الإحساس بالتوتر والقلق.
اقرأ أيضاً: خطوات تحليل الشخصية في علم النفس وأنواعه بناءً على نوع كل شخصية
إدارة الوقت
إن إدارة الوقت تتكون من مصطلحين كل منهما هام للغاية، ويعمل على تكميل بعضهما البعض. نظراً لأن الوقت من أهم الوسائل التي يتم الاعتماد عليها في الإدارة، حتى يتمكن الإنسان من إنجاز عمله، وتحقيق الأهداف التي يرغب فيها بصورة فعالة ومنظمة. فهناك مجموعة كبيرة للغاية من التعريفات التي وردت حول إدارة الوقت، ولكن جميعها تتفق وتدور حول الاهتمام بإنجاز الأعمال بالصورة الفعالة والكفاءة العالية. مع ضمان أقل تكلفة ممكنة، والوسائل المميزة للعمل على تحقيق الأهداف المرغوب فيها، من خلال استغلال القدرات الشخصية والوقت بأفضل شكل ممكن. حتى يتمكن الإنسان من تحقيق الأهداف المرغوب فيها، بالصورة التي تحافظ على التوازن بين احتياجات العمل والحاجة، وبين احتياجات الإنسان الأساسية للروح والجسد والعقل.
فوائد إدارة الوقت
إن إدارة الوقت من أهم الأشياء والاستراتيجيات التي عن طريقها يتم تحقيق مجموعة هامة من الفوائد. ومن أهمها أنه يقوم بالتأثير بشكل كبير على طريقة استغلال الموارد المختلفة، نظراً لأن الوقت يعتبر من العوامل المؤثرة في أهمية وحيوية الإدارة. كما أنه يسهم في تحديد الاتجاهات التي يسير عليها المدراء، في كل ما يخص بالعمل والقيم والأساليب التي يؤمنون بها ويتبعونها في الإدارة. بالإضافة إلى أنه ينتج عنه تحقيق الإنجازات من خلال الإشباع والإمتاع والفعالية، بالشكل الذي يضفي أبعاد تنموية على العمل والعاملين. وتعتبر إدارة الوقت من العناصر الضرورية والهامة، نظراً لأنه مرتبط بشكل كبير بعناصر الإدارة كاملة، مثل الرقابة واتخاذ القرارات والتخطيط، وغيرها من العناصر الأخرى. ويعتبر من أهم المداخل الفعالة التي تشارك في نجاح وتطوير المؤسسة، والتنمية، وتحقيق الأهداف المنشودة فعالية.
اقرأ أيضاً: أهم كتب إبراهيم الفقي في التنمية البشرية.. ونبذة عن محتوى كل كتاب منهم
طريقة إدارة الوقت
هناك مجموعة من الخطوات التي يمكن الاعتماد عليها حتى تتمكن من إدارة الوقت بصورة فعالة. والتي تتمثل في ما يلي:
تصميم خطة يومية
إن إنشاء الخطة الخاصة بالبرنامج لليوم التالي في الصباح الباكر أو قبل النوم، من الأمور الهامة التي تسهم في إلقاء نظرة حول طريقة سير اليوم التالي. وعليه فإنه من الضروري الالتزام بتنفيذ تلك الخطة قدر الإمكان.
تحديد الوقت الخاص بكل مهمة
العمل على تحديد أوقات محددة لإنجاز المهام المطلوبة، ينتج عنه عدم التباطؤ في إنجاز تلك المهام، والانتهاء منها في الوقت المحدد. فمثلاً من الممكن منح أحد المهام وقت محدد للانتهاء منها قبل الساعة العاشرة صباحاً، والمهام الأخرى الانتهاء منها قبل الثانية عشر ظهراً، والمهمة الأخيرة الانتهاء منها قبل السابعة مساءً.
اقرأ أيضاً: ما هي النرجسية وأهم أنواعها وعلامات الإصابة باضطرابات الشخصية النرجسية
تحليل المهام
وهنا يتم العمل على تحليل كل مهمة، بناءً على المكونات، وتدوين الخطوات بصورة دقيقة وواضحة، حتى يتمكن الفرد من إنجاز كل مهمة فيها، وإتمامها قبل الانتقال إلى المهمة التالية. بالإضافة إلى المحافظة على حماس الشخص وتحفيزه على إتمام المهام من خلال تحديد مكافأة ذاتية.
تنظيم الوقت
من الممكن العمل على تنظيم الوقت عن طريق تسجيل كافة الأشياء التي يتم الانتهاء منها بتفاصيل دقيقة على مدار أسبوع. للتعرف على الأشياء التي تسببت في ضياع الوقت، والعمل على مراجعة ذلك السجل للتأكد من طريقة إدارة الوقت واستغلاله بفعالية. كما أنه من الممكن العمل على تسهيل الأمور عن طريق عدم تأجيل الأعمال للأوقات الأخيرة، وتطوير الروتين اليومي بصورة معينة، للحفاظ على انتظام أداء الأعمال. والالتزام بالجدول والخطط المصممة، حتى يتمكن الفرد من الانتهاء من المهام الموكلة إليه في الأوقات المحددة.
متابعة الوقت
إن هذه النقطة تساعد في التعرف على طريقة إدارة الوقت، وتحليل هذا الوقت، هل تم الانتهاء منه في العمل، أو الأوقات الترفيهية، أو الأمور الشخصية، أو مع الأهل والأصدقاء. وذلك الأمر من خلال متابعة كافة الأمور التي دارت على مدار اليوم، وتدوينها بطريقة مفصلة بأوقات ثابتة، مثلاً كل ربع ساعة على مدار أسبوع، وحتى أسبوعين. وتحديد المهام التي تحتاج لوقت طويل، وتحديد الأوقات التي يكون فيها الشخص نشيط وفعال على مدار اليوم. نظراً لأن هذا الأمر سوف يساعد في استغلال اليقظة في الأوقات التي يكون فيها النشاط عالي للغاية.
اقرأ أيضاً: مفهوم لغة الجسد في علم النفس وأهم استخداماتها وإشاراتها وتاريخ نشأتها وتطورها
تصميم بيئة مناسبة للعمل
إن اختيار المكان المناسب للعمل يعتبر هام للغاية، من خلال تنظيم المكان وإضافة الديكورات الملائمة. للعمل على تحفيز الشخص على العاطفة والحماس ورفع الإنتاجية.
تسجيل المهام
من الضروري أن يقوم الفرد بتسجيل كافة المهام الموكلة إليه، والتي من الضروري أن يقوم بأدائها على مدار اليوم. وتحديد الأولوية لكل منها، وترتيبها بناءً على الأولوية، ووضعها أمامه قبل البدء في العمل فيها.
وسائل إدارة الوقت
هناك مجموعة متعددة من الوسائل التي تساعد في إدارة الوقت بنجاح وفعالية. ومن أهمها ما يلي:
اقرأ أيضاً: لغة الجسد وأهميتها في الحديث وطريقة اكتشاف الشخصيات من مختلف أجزاء الجسم
الوسائل التقنية
يتمثل ذلك النوع من الوسائل؛ في الحاسب الآلي، والماسح الضوئي، والمسجل الصوتي، والمفكرة الإلكترونية، والبريد الإلكتروني.
الوسائل الغير تقنية
يتم إطلاق عليها الوسائل الشخصية، والتي تتمثل في الذاكرة الشخصية، والمفكرة المكتبية، والاعتماد على المساعد الشخصي أو السكرتير.
أهمية إدارة الوقت
إن إدارة الوقت بصورة جيدة تعتبر من الأمور الهامة للغاية، والتي تساعد في تحسين الإنتاجية بالشكل الفعال. والنجاح في كافة جوانب الحياة وتحقيق عدد كبير جداً من الفوائد. ومن أهمها ما يلي:
اقرأ أيضاً: دليلك الشامل حول الذكاء العاطفي وأهم سماته وأبرز المهارات للتحلي به
اكتساب الفرص الوظيفية الهامة
إن إدارة الوقت بصورة جيدة، يساعد في تقليل إهدار الوقت على الأعمال التي لا قيمة لها، واستثماره في الأعمال الهامة للغاية. والتي تعتبر من أهم السمات التي يبحث عنها صاحب العمل، والتي يجب أن تتوافر في الموظفين. مما يضع أمامكم فرص كبيرة في الوظائف، وخصوصاً عند الأفراد الذين لديهم القدرة على إدارة الوقت.
تخفيف التوتر
إن إدارة الوقت بصورة جيدة، وتصميم قائمة تتضمن على الأولويات والمهام؛ تساعد في الإحساس بالتقدم وتحقيق نجاح ملموس وملحوظ في إنجاز الأعمال. والذي ينتج عنه الابتعاد عن الإحساس بالتوتر والقلق.
الاستمتاع بالوقت
النجاح في إدارة الوقت بصورة فعالة ينتج عنه استمتاع الشخص بالأوقات المتاحة على مدار اليوم، لممارسة الأعمال المختلفة أو الأنشطة والهوايات الشخصية.
تحسين الأداء
إن إدارة الوقت بفعالية يتيح الفرصة أمام الأفراد بوضع التصورات المميزة حول كافة المتطلبات الهامة، لتحقيقها في الفترة التي يحتاج إليها. مما يمكنه من تصميم خطة زمنية متتابعة، يقوم بالتركيز بصورة كبيرة من خلالها حول العمل الذي يقوم به، أو الجهد المبذول والمطلوب لتحقيقه بصورة مثالية. كما أنه يساهم في إنجاز مجموعة كبيرة جداً من المهمات في أقل وقت ممكن، واستغلال الفرص كاملة لإتمام تلك الأعمال.
اقرأ أيضاً: مفهوم التفكير الزائد وأهم أعراضه وأضراره على الإنسان وطريقة العلاج
تعزيز الثقة بالنفس
إن إدارة الوقت بالصورة السليمة والمثالية تمكن الفرد من الانتهاء من المهام الموكلة إليه في الأوقات المحددة. مما يجعله يشعر بالإنجاز والفخر والثقة بالنفس، ويحفزه بشكل كبير على التطوير من مهاراته والاستمرارية.
مفاتيح إدارة الوقت
هناك مجموعة من المفاتيح الرئيسية التي تساعد في إدارة الوقت بشكل ناجح وفعال. ومن أهمها ما يلي:
التخطيط
إن الاهتمام بالتخطيط على المدى البعيد والقريب، بالشكل الذي يتوافق مع الأحداث والأهداف؛ يساعد في تحقيق أقصى استفادة ممكنة من إدارة الوقت.
تحليل الوقت
يتم هذا الأمر من خلال تسجيل النشاطات اليومية لمدة أسبوع كامل، بالشكل الذي يسمح للأسس الجوهرية التي تساعد في تحليل الوقت بصورة ناجحة.
اقرأ أيضاً: ما هي الشخصية النرجسية وطريقة التعرف عليها وأوقات ضرورة الابتعاد عنها
الأولويات والأهداف
إن العمل على تحقيق الأولويات والأهداف المخطط لها، ينتج عنه مجموعة كبيرة من النتائج الفعالة. التي يتمكن الإنسان من الوصول لها لتحقيق الأهداف الكاملة التي يرغب فيها.
الفعالية
تشير هذه النقطة إلى إتمام الأشياء السليمة بالصورة التي يجب أن تكتمل عليها. نظراً لأن أي جهد مبذول في أوقات غير صحيحة؛ ينتج عنه إنجاز المهام الغير مناسبة على الإطلاق، والحصول على النتائج الغير مخطط لها، والذي يكون عديم الفائدة على تماماً.
المواعيد النهائية
يجب أن يضع الإنسان لنفسه مواعيد نهائية، يقوم بإتمام الخطط والمهام بناءً عليها، حتى يبتعد بقدر الإمكان عن الحيرة والتردد.